Platforma do wypełniania wniosków
Wprowadzenie
Klient zgłosił się do nas z projektem stworzenia platformy do przeprowadzania naborów online, która miała ułatwić pracę urzędników podczas naborów i procesów urzędowych. Platforma miała również wspierać wnioskodawców w procesie uzupełniania wniosków oraz umożliwić złożenie wniosku online. Dzięki temu rozwiązaniu urzędnicy mogli zbierać oraz analizować wnioski elektroniczne, co znacznie ułatwia ich pracę. Proces finalnie miał kończyć się wygenerowaniem umów dla wskazanych wnioskodawców.
Opis problemu
Tło: Przed wdrożeniem platformy, proces naboru był skomplikowany i czasochłonny, a urzędnicy musieli ręcznie przetwarzać dużą ilość dokumentów oraz niwelować ilość błędów popełnionych podczas wypełniania wniosków.
Wyzwania: Brak centralnego systemu do zarządzania naborami, ryzyko błędów i opóźnień w procesie naboru, konieczność ręcznego sprawdzania, obliczania punktacji, prowadzenia rankingu oraz archiwizowania dokumentów, przy jednoczesnym wzroście wymagań dotyczących ochrony wrażliwych danych i konieczności zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa informacji.
Cele projektu
Główne cele: Uproszczenie i automatyzacja procesu naboru, zwiększenie dostępności i bezpieczeństwa przechowywania dokumentów.
Specyficzne cele: Centralizacja zarządzania naborami, automatyczne generowanie i analiza wniosków, zapewnienie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami.
Przebieg projektu
Założenia projektu nie były jasno zdefiniowane na początku, znaliśmy jedynie główny cel. Współpracę z klientem rozpoczęliśmy od analizy jego potrzeb oraz przeprowadzenia szczegółowego wywiadu. Dzięki temu mogliśmy opracować dokładne założenia projektu. Następnie przygotowaliśmy zadania dla zespołu developerskiego i podzieliliśmy je na etapy.
Największym wyzwaniem projektu od początku było dostosowanie systemu do istniejących dokumentów oraz zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych użytkowników. Musieliśmy również uwzględnić różne scenariusze użytkowania, takie jak wypełnianie formularzy przez osoby o różnym poziomie zaawansowania technologicznego oraz umożliwienie prowadzenia list rankingowych przez komisję.
W pierwszych fazach projektu skupiliśmy się na stworzeniu podstawowej wersji platformy, która umożliwiała wypełnianie i składanie odwzorowanych wniosków. Następnie, w kolejnych etapach, dodawaliśmy nowe funkcjonalności, takie jak automatyczne sprawdzanie poprawności danych, zliczanie punktacji oraz obsługa list rankingowych po stronie komisji, a także generowanie umów dla wskazanych wnioskodawców.
Zwieńczeniem projektu było przeprowadzenie serii testów funkcjonalnych, wydajnościowych oraz testów bezpieczeństwa.
Technologie
Realizacja projektu trwała około 3 miesięcy przy wykorzystaniu technologii Java, MSSQL oraz Thymeleaf (Java-based SSR ze względu na wymóg obsługi starszych wersji przeglądarek internetowych). Łącznie przy projekcie współpracowało trzech deweloperów full-stack, tester, analityk oraz specjalista DevOps.
Ze względu na zbliżające się nabory, czas na realizację projektu był ograniczony. W związku z tym zespół musiał pracować z dużą koncentracją, aby spełnić wszystkie wymagania i zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa.
Efekt
Projekt został pomyślnie ukończony, a my zrealizowaliśmy wszystkie powierzone zadania oraz dostarczyliśmy kompletny produkt. Stworzyliśmy kompleksowy system spełniający wszystkie wyżej wymienione warunki oraz założenia.
Stworzone przez nas rozwiązanie zapewnia:
- Wypełnianie formularzy przez wnioskodawców
- Sprawdzanie poprawności danych w czasie rzeczywistym
- Składanie elektronicznych wniosków
- Automatyczne zliczanie punktacji
- Tworzenie list rankingowych
- Generowanie umów dla wskazanych wnioskodawców
- Możliwość dostosowania wzorów wniosków i zbieranych informacji do specyficznych potrzeb klienta
- Bezpieczne przechowywanie dokumentów oraz danych użytkowników zapewnione dzięki wykorzystaniu modułów bezpieczeństwa sprzętowego (HSM)
- Ułatwienia dla osób z niepełnosprawnościami
Najważniejsze dla naszego zespołu było dostarczenie kompletnego produktu, który został uruchomiony niedługo po zakończeniu projektu. Pierwszy nabór został przeprowadzony z sukcesem, a otrzymane pozytywne opinie zarówno od wnioskodawców, którzy uniknęli kolejek, jak i od zleceniodawcy, któremu usprawniono pracę, potwierdziły skuteczność naszego rozwiązania. W kolejnych latach przeprowadzono już kilka naborów, które wymagały edycji wniosków, jednak dzięki elastyczności systemu nie stanowiło to problemu.
Wnioski i lekcje
Projekt pozwolił nam zdobyć cenne doświadczenie w zakresie automatyzacji procesów i zarządzania danymi. Udało nam się stworzyć rozwiązanie, które nie tylko spełnia wymagania klienta, ale także wprowadza nowe standardy w zakresie przeprowadzania składania wniosków online. Klient jest bardzo zadowolony z efektów naszej pracy i planuje dalszą rozbudowę systemu o nowe funkcjonalności.